Inleiding
VV Hardegarijp hecht waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacybeleid wordt heldere en transparante informatie gegeven over hoe VV Hardegarijp omgaat met persoonsgegevens. Onder andere is hierin uitgewerkt welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en welke rechten betrokkenen hebben.
VV Hardegarijp doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat dan ook zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. VV Hardegarijp volgt hierin de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit brengt met zich mee dat VV Hardegarijp:
- uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid,
- verwerking van uw persoonsgegevens beperkt tot de gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt,
- uw uitdrukkelijke toestemming vraagt als dat nodig is voor de verwerking van uw persoonsgegevens,
- passende technische en organisatorische maatregelen neemt, zodat uw persoonsgegevens naar het vermogen van VV Hardegarijp afdoende zijn beveiligd,
- geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt,
- uw rechten omtrent uw persoonsgegevens respecteert.
Als voetbalvereniging heeft VV Hardegarijp gegevens nodig van (beoogd) leden, vrijwilligers, sponsoren en andere betrokkenen. Door te werken volgens bovenstaande uitgangspunten, kan VV Hardegarijp zorgvuldig en vertrouwelijk omgaan met gegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via [email protected].
VV Hardegarijp is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit Privacybeleid en is te bereiken via:
Voetbalvereniging Hardegarijp
Sportpark De Warren
Jintewarren 6
9254 GA Hurdegaryp
E: [email protected]
KvK: 40003564
Bestuur VV Hardegarijp
Versie: september 2022 — laatst bijgewerkt: mei 2026
1. Persoonsgegevens (oud) leden
1.1 VV Hardegarijp verwerkt de persoonsgegevens van leden ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- uitvoering geven aan lidmaatschapsovereenkomst, waaronder in ieder geval:
- ledenadministratie (inclusief aanmelding bij de KNVB),
- contributieheffing,
- maken/publiceren teamindelingen,
- registreren/informeren over rijschema’s,
- communicatie over wedstrijden, trainingen en teamuitjes,
- communicatie over vrijwilligerswerk,
- communicatie over beleid van VV Hardegarijp,
- uitvoering tuchtreglement en registratie daarvan.
- maken team- en actiefoto’s en wedstrijdverslagen en publicatie daarvan via de officiële communicatiekanalen van VV Hardegarijp, c. lief- en leedzaken (zoals het sturen van een kaartje en (snoep)boeketjes), d. voordracht/benoeming ereleden en leden van verdienste, e. voordracht lid voor KNVB-speld, f. uitnodigen voor verenigingsactiviteiten (zoals bijeenkomsten, evenementen, reünies), g. commerciële acties vanuit VV Hardegarijp ten behoeve van VV Hardegarijp.
1.2 De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
- de lidmaatschapsovereenkomst (t.a.v. artikel 1.1.a),
- toestemming (t.a.v. artikel 1.1.b t/m 1.1.g).
1.3 Voor de in artikel 1 genoemde doelstellingen verwerkt VV Hardegarijp de volgende persoonsgegevens:
- voornaam,
- tussenvoegsel,
- achternaam,
- adres,
- woonplaats,
- telefoonnummer,
- e-mailadres,
- geboortedatum,
- geboorteplaats,
- geslacht,
- nationaliteit,
- bankgegevens.
1.4 VV Hardegarijp bewaart de persoonsgegevens, die worden verwerkt op grond van artikel 1.2.a, voor de duur van de lidmaatschapsovereenkomst en daarna maximaal zeven jaar voor zover deze noodzakelijk zijn voor de financiële administratie (fiscus). VV Hardegarijp bewaart de persoonsgegevens die worden verwerkt op grond van artikel 1.2.b voor de duur dat de toestemming is gegeven.
Gegevens die worden verwerkt via het systeem van de KNVB (Sportlink) vallen mede onder het privacybeleid en de bewaartermijnen van de KNVB. De KNVB is voor deze verwerking zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Gegevens kunnen in Sportlink langer zichtbaar zijn, namelijk zolang de betrokkene KNVB-lid is. VV Hardegarijp heeft hierop geen invloed. Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de KNVB verwijst VV Hardegarijp naar het privacybeleid van de KNVB (knvb.nl).
2. Persoonsgegevens nieuwsbrief abonnees
2.1 VV Hardegarijp verwerkt de persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees ten behoeve van de volgende doelstelling:
a. verzenden digitale nieuwsbrieven.
2.2 De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
a. toestemming.
2.3 Voor de in artikel 2 genoemde doelstellingen verwerkt VV Hardegarijp de volgende persoonsgegevens:
- voornaam,
- tussenvoegsel,
- achternaam,
- e-mailadres.
2.4 VV Hardegarijp bewaart de persoonsgegevens, die zij verwerkt op grond van artikel 2, gedurende de periode dat betrokkene aangemeld is voor de nieuwsbrief.
3. Persoonsgegevens vrijwilligers en medewerkers
3.1 VV Hardegarijp verwerkt de persoonsgegevens van vrijwilligers en medewerkers ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- uitvoering geven aan vrijwilligers- danwel arbeidsovereenkomst,
- aanvraag Verklaring omtrent Gedrag (VOG) — dit geldt voor alle vrijwilligers die direct met spelers werken, zoals trainers en leiders,
- maken teamindelingen, teamfoto’s en/of wedstrijdverslagen en publicatie daarvan via de officiële communicatiekanalen van VV Hardegarijp,
- lief- & leedzaken (zoals het sturen van een kaartje en (snoep)boeketjes),
- uitnodigen voor verenigingsactiviteiten (zoals bijeenkomsten, evenementen, reünies),
- commerciële acties vanuit VV Hardegarijp ten behoeve van VV Hardegarijp,
- wedstrijdorganisatie, waaronder het delen van contactgegevens van kaderleden (zoals leiders) met contactpersonen van andere verenigingen ten behoeve van de organisatie van wedstrijden.
3.2 De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
- de vrijwilligers- danwel arbeidsovereenkomst (t.a.v. artikel 3.1.a),
- toestemming (t.a.v. artikel 3.1.b t/m 3.1.g),
- gerechtvaardigd belang van vv Hardegarijp (t.a.v. artikel 3.1.g) — het delen van contactgegevens van kaderleden met andere verenigingen is noodzakelijk voor de uitvoering van wedstrijden en proportioneel ten opzichte van het privacybelang van de betrokkene.
3.3 Voor de in artikel 3 genoemde doelstellingen verwerkt VV Hardegarijp de volgende persoonsgegevens:
- voornaam,
- tussenvoegsel,
- achternaam,
- telefoonnummer,
- e-mailadres,
- geboortedatum,
- registratie van datum afgifte en inzage van de VOG-verklaring (het afschrift zelf wordt niet bewaard; inzage vindt plaats volgens het vier-ogen principe),
- bankgegevens.
3.4 VV Hardegarijp bewaart de persoonsgegevens die worden verwerkt op grond van artikel 3.2.a voor de duur van de vrijwilligers- danwel arbeidsovereenkomst en daarna maximaal zeven jaar voor zover deze noodzakelijk zijn voor de financiële administratie (fiscus).
VV Hardegarijp bewaart de persoonsgegevens die worden verwerkt op grond van artikel 3.2.b voor de duur dat de toestemming is gegeven.
4. Persoonsgegevens contactpersonen sponsoren en leveranciers
4.1 VV Hardegarijp verwerkt de persoonsgegevens van contactpersonen van sponsoren en leveranciers ten behoeve van de volgende doelstellingen:
a. uitvoering geven aan de sponsor- danwel leveranciersovereenkomst, waaronder in ieder geval:
- onderhouden van contact over de overeenkomst,
- financiële afhandeling (facturatie en betalingen),
- correspondentie over de uitvoering van de overeenkomst.
4.2 De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
- de uitvoering van een overeenkomst, voor zover de contactpersoon zelf partij is bij de overeenkomst,
- gerechtvaardigd belang van VV Hardegarijp, voor zover de contactpersoon namens een organisatie handelt en niet zelf partij is bij de overeenkomst.
4.3 Voor de in artikel 4 genoemde doelstellingen verwerkt VV Hardegarijp de volgende persoonsgegevens:
- voornaam,
- tussenvoegsel,
- achternaam,
- adres,
- telefoonnummer,
- e-mailadres,
- bankgegevens.
4.4 VV Hardegarijp bewaart de persoonsgegevens die worden verwerkt op grond van artikel 4.2 voor de duur van de sponsor- danwel leveranciersrelatie en daarna maximaal zeven jaar voor zover deze noodzakelijk zijn voor de financiële administratie (fiscus).
5. Cameratoezicht
VV Hardegarijp maakt gebruik van cameratoezicht op Sportpark De Warren. Hieronder wordt per situatie beschreven voor welk doel camera’s worden ingezet, op welke grondslag dit berust en hoe lang beelden worden bewaard.
5.1 Beveiligingscamera’s (vaste installatie)
VV Hardegarijp beschikt over vaste camera’s gericht op de volgende locaties:
- fietsenrek,
- parkeerterrein en entree,
- hoofdveld,
- kantine (4 camera’s).
Doel: beveiliging van het sportpark, eigendommen van de vereniging en bezoekers; identificatie bij diefstal, vernieling of ongeregeldheden; verstrekking van beelden aan politie, justitie of de KNVB indien daartoe aanleiding bestaat.
Grondslag: gerechtvaardigd belang van VV Hardegarijp (beveiliging van eigendommen en waarborging van veiligheid op het sportpark).
Bewaartermijn: beelden worden automatisch overschreven na maximaal 4 weken, tenzij er een concrete aanleiding is om beelden langer te bewaren (bijvoorbeeld een gemeld incident of lopend onderzoek).
Verstrekking aan derden: beelden worden uitsluitend verstrekt aan politie, justitie of de KNVB indien daar een gegronde reden voor is, zoals aangifte van diefstal of vernieling, of een tuchtrechtelijke procedure.
Bezoekers van het sportpark worden geïnformeerd over het cameratoezicht via borden bij de entree en in de kantine.
5.2 Hoofdveld — wedstrijdopnames en analyse
Op en rondom het hoofdveld worden wedstrijden opgenomen met vaste camera’s en/of een Veo-camera.
Doelen:
- wedstrijdanalyse voor trainers, staf en spelers van VV Hardegarijp (intern gebruik),
- signaleren en vastleggen van ongeregeldheden tijdens wedstrijden ten behoeve van rapportage aan de KNVB of tuchtrechtelijke procedures,
- samenstellen en publiceren van hoogtepunten via de officiële communicatiekanalen van VV Hardegarijp (social media, website).
Grondslag per doel:
- gerechtvaardigd belang — wedstrijdanalyse is een normaal onderdeel van sportbeoefening en wordt verwacht door spelers en staf,
- gerechtvaardigd belang / wettelijke verplichting — vastlegging ten behoeve van tuchtrechtelijke verantwoording richting de KNVB,
- toestemming — leden geven toestemming voor publicatie van beelden via het aanmeldformulier.
Beeldmateriaal van niet-leden (tegenstanders, officials): bij publicatie van hoogtepunten kunnen ook beelden van spelers van de tegenstander of scheidsrechters zichtbaar zijn. VV Hardegarijp beperkt publicatie tot situaties waarin eigen spelers centraal staan. Indien individuele personen van de tegenstander of officials herkenbaar in beeld zijn op een wijze die hun belangen kan schaden, worden beelden niet gepubliceerd of worden gezichten onherkenbaar gemaakt.
Bewaartermijn: wedstrijdopnames worden bewaard zolang ze relevant zijn voor analyse of lopende procedures, met een maximum van één seizoen, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is in verband met een tuchtrechtelijke procedure.
Verwerker: de Veo-camera slaat beelden op via de servers van Veo Technologies ApS (Denemarken). Met Veo is een verwerkersovereenkomst van kracht conform artikel 28 AVG.
5.3 Foto’s en video’s bij wedstrijden, trainingen en evenementen
Bij wedstrijden, trainingen, evenementen en andere verenigingsactiviteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt door of namens VV Hardegarijp.
Doel: publicatie via de officiële communicatiekanalen van VV Hardegarijp (website, social media, nieuwsbrief).
Grondslag: toestemming — leden geven toestemming via het aanmeldformulier. Voor niet-leden (zoals toeschouwers) geldt dat VV Hardegarijp gerechtvaardigd belang hanteert voor sfeerbeelden waarbij geen individuen centraal staan. Indien een niet-lid herkenbaar en centraal in beeld staat, wordt vooraf toestemming gevraagd.
Minderjarigen: voor publicatie van beelden van leden jonger dan 16 jaar is toestemming vereist van de ouder(s) of voogd. Deze toestemming wordt gevraagd via het aanmeldformulier.
Verstrekking aan derden
VV Hardegarijp verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden indien daarvoor een grondslag aanwezig is en indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de eerder beschreven doeleinden. VV Hardegarijp draagt ervoor zorg dat met alle partijen die in haar opdracht persoonsgegevens verwerken een verwerkersovereenkomst is afgesloten.
Verwerkers
Onderstaande partijen verwerken persoonsgegevens in opdracht van VV Hardegarijp:
| Partij | Doel |
| KNVB / Sportlink | Ledenadministratie, spelerspas, voetbal.nl app |
| Veo Technologies ApS | Opslag wedstrijdbeelden en -analyses |
| Google (Workspace / Drive) | E-mailcommunicatie en opslag bestuursdocumenten |
| deLaque | Hosting en beheer van de website, aanmeldformulier en webshop |
| WhatsApp (Meta) | Teamcommunicatie tussen trainers, leiders en spelers |
Met al deze partijen zijn of worden verwerkersovereenkomsten afgesloten conform artikel 28 AVG.
Voor de verwerking van betalingen maakt VV Hardegarijp gebruik van Mollie. Mollie is voor deze verwerking zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt persoonsgegevens op basis van eigen verantwoordelijkheid. Leden worden geadviseerd de privacyverklaring van Mollie te raadplegen voor meer informatie.
VV Hardegarijp maakt tevens gebruik van een externe partij voor het versturen van bloemen met kaartje bij lief- en leedzaken. Dit kaartje kan in algemene bewoordingen informatie bevatten over de gezondheid van het betreffende lid.
Sociale media
VV Hardegarijp publiceert beelden en berichten via de volgende sociale mediaplatforms: Facebook, Instagram, X (voorheen Twitter) en LinkedIn. Op het moment van publicatie verwerkt VV Hardegarijp persoonsgegevens van leden die herkenbaar in beeld zijn. Hiervoor wordt toestemming gevraagd via het aanmeldformulier.
De platforms zelf (Meta, X, LinkedIn) zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk voor de verdere verwerking van gegevens op hun platform. VV Hardegarijp heeft daarop geen invloed. Leden worden geadviseerd de privacyverklaringen van de betreffende platforms te raadplegen voor meer informatie.
Doorgifte buiten de EER
vv Hardegarijp streeft ernaar persoonsgegevens uitsluitend te verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In een aantal gevallen maken door vv Hardegarijp ingeschakelde verwerkers gebruik van sub-verwerkers die buiten de EER zijn gevestigd, waaronder in de Verenigde Staten. Het gaat onder meer om Google (Workspace), Dropbox en Mailgun, die worden ingezet door de websiteprovider van vv Hardegarijp. Deze doorgifte vindt plaats op basis van passende waarborgen conform artikel 46 AVG, zoals standaardcontractbepalingen (SCC’s) van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework. Veo Technologies ApS is gevestigd in Denemarken en valt daarmee volledig binnen de EER.
Minderjarigen
Toestemming voor het verwerken van gegevens van kinderen die de leeftijd van zestien jaar nog niet hebben bereikt, kan alleen worden gegeven door de betreffende gezaghebbende ouder(s) of voogd.
Zie ook artikel 5.3 voor het specifieke beleid rondom publicatie van beelden van minderjarigen.
Bewaartermijn
VV Hardegarijp bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de vervulling van het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
VV Hardegarijp neemt steeds passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Het gaat hierbij om de volgende maatregelen:
- personen die namens VV Hardegarijp van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en mogen die alleen verwerken voor de vastgestelde doelen,
- VV Hardegarijp hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op haar systemen,
- VV Hardegarijp pseudonimiseert en zorgt voor encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is,
- VV Hardegarijp maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten,
- VV Hardegarijp test en evalueert regelmatig de getroffen maatregelen,
- vrijwilligers van VV Hardegarijp worden geïnformeerd over de bescherming van persoonsgegevens.
Recht op informatie en inzage
U heeft het recht om – met redelijke tussenpozen – te vragen of, en zo ja welke persoonsgegevens VV Hardegarijp van u verwerkt. U heeft het recht om deze persoonsgegevens in te zien en een kopie te ontvangen. Indien u meerdere kopieën wilt ontvangen, mag VV Hardegarijp daarvoor op basis van administratieve kosten een redelijke vergoeding vragen.
VV Hardegarijp is verplicht gehoor te geven aan een dergelijk verzoek, voor zover dit geen afbreuk doet aan de (privacy)rechten van anderen. VV Hardegarijp kan – alvorens te voldoen aan uw verzoek – van u verlangen om u te legitimeren.
Recht op correctie en verwijdering
U heeft recht op rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens die VV Hardegarijp van u heeft ontvangen, indien deze niet (langer) juist zijn. Indien uw persoonsgegevens incompleet zijn, heeft u het recht om deze aan te laten vullen.
Wanneer de gegevens door VV Hardegarijp zijn gedeeld met een andere partij, stelt VV Hardegarijp de andere partij op de hoogte van de wijziging, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning van VV Hardegarijp vergt.
Recht op beperking van verwerking
U heeft het recht om VV Hardegarijp te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van de gegevens betwist of bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking. VV Hardegarijp zal de verwerking gedurende de beoordeling van uw verzoek opschorten.
Recht op dataportabiliteit
Indien de verwerking van uw persoonsgegevens berust op toestemming of een overeenkomst en via geautomatiseerde middelen plaatsvindt, heeft u het recht de door u verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of – indien technisch mogelijk – rechtstreeks door VV Hardegarijp te laten overdragen aan een andere partij.
Recht op bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen verwerking van (een deel van) uw persoonsgegevens door VV Hardegarijp of – indien van toepassing – door één van de verwerkers. VV Hardegarijp zal beoordelen of zij aan het bezwaar tegemoet kan komen. Bezwaar maken is niet mogelijk, indien de verwerking plaatsvindt op grond van een overeenkomst, toestemming danwel wettelijke plicht. Indien u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens in het kader van direct marketing, zal VV Hardegarijp dit bezwaar honoreren.
Intrekking toestemming
Indien VV Hardegarijp persoonsgegevens verwerkt op basis van een door u gegeven toestemming, heeft u ten allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. VV Hardegarijp streeft ernaar uw verzoek binnen een maand te beantwoorden. Indien VV Hardegarijp in redelijkheid niet aan deze termijn kan voldoen, wordt u hierover geïnformeerd.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u hierover contact opnemen met VV Hardegarijp via [email protected]. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.